Power Automate, os benefícios para as empresas: como criar fluxos de trabalho

Da manufatura ao setor de saúde, o Power Automate é uma ferramenta que pode ajudar os setores a otimizar os fluxos de trabalho: vamos ver como

O Power Automate é uma solução inteligente baseada em nuvem que usa gatilhos e ações para criar reações em cadeia dentro do fluxo de trabalho normal. De fato, essa solução automatiza tarefas repetitivas, manuais e demoradas, além de oferecer milhares de modelos predefinidos e centenas de conectores para que a automação possa ser personalizada e totalmente automatizada.

Em particular, o Power Automate permite que os usuários automatizem uma ampla gama de tarefas e processos, como coleta e processamento de dados, fluxos de trabalho de aprovação de documentos, notificações e alertas. A plataforma se integra a mais de 400 serviços e aplicativos diferentes, incluindo aplicativos da Microsoft, como Excel, SharePoint e Dynamics 365, bem como aplicativos que não são da Microsoft, como Salesforce, Twitter e Dropbox, Facebook, Mailchimp, DocuSign, Slack, Skype e Google Drive, além de APIs de clientes.

  • O Crie fluxos de trabalho sem codificação – Uma interface visual permite que os usuários arrastem e soltem ações e acionadores para criar fluxos de trabalho sem precisar escrever nenhum código.
  • Conecte-se a vários aplicativos e serviços – Os usuários podem integrar vários aplicativos e serviços para criar fluxos de trabalho complexos que automatizam tarefas em diferentes plataformas.
  • Acione fluxos de trabalho automaticamente – Os fluxos de trabalho podem ser acionados automaticamente com base em eventos ou programações específicas, como quando um novo item é adicionado a uma lista do SharePoint ou quando um e-mail é recebido.
  • Monitore e gerencie fluxos de trabalho – Os usuários podem monitorar o status dos fluxos de trabalho e receber alertas quando ocorrerem problemas, o que lhes permite resolver rapidamente qualquer problema.
    Portanto, de modo geral, o Power Automate é uma ferramenta poderosa que pode ajudar as organizações a automatizar tarefas repetitivas, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade. Deve-se enfatizar que o Power Automate é voltado para duas categorias diferentes de usuários, a saber
  • Integradores de linha de negócios não profissionais em organizações – São usuários que colaboram com o departamento de TI para transferir a responsabilidade pelas soluções de negócios dentro da própria organização.
  • Tomadores de decisão de TI – São usuários que desejam delegar a responsabilidade pela criação de soluções personalizadas a parceiros de linha de negócios, permitindo que os profissionais de TI e os especialistas em integração se concentrem em ferramentas mais avançadas.

As vantagens de usar o Power Automate

A plataforma Power Automate “democratiza” a automação inteligente, permitindo que todos criem fluxos de trabalho automatizados seguros e contínuos para que possam dimensionar a automação e se concentrar no trabalho estratégico que impulsiona seus negócios. Ou seja, ela foi projetada para fazer as coisas acontecerem. Abaixo, destacamos alguns dos principais benefícios do uso do Power Automate:

  • Democratização da automação: permite que qualquer usuário crie fluxos de trabalho automatizados com facilidade, independentemente de suas habilidades técnicas.
  • Maior eficiência: ajuda as empresas a economizar tempo e aumentar a eficiência automatizando tarefas repetitivas e demoradas.
  • Escalabilidade garantida: as empresas podem adaptar facilmente suas iniciativas de automação para atender às crescentes necessidades comerciais.
  • Maior agilidade – Ao automatizar os processos, as empresas podem se tornar mais ágeis e responder rapidamente às mudanças nas condições do mercado.
  • Trabalho estratégico aprimorado – Os funcionários, com a capacidade de automatizar tarefas rotineiras, podem se concentrar no trabalho estratégico que impulsiona o crescimento e a inovação dos negócios.
  • Segurança aprimorada – Oferece recursos de segurança robustos, garantindo a proteção dos dados.

Como configurar o primeiro fluxo de trabalho com o Power Automate

A configuração de seu primeiro fluxo de trabalho com o Power Automate é, de fato, um processo simples que pode ser feito em algumas etapas fáceis. Abaixo estão algumas dicas sobre como configurar um fluxo de trabalho no Power Automate, a saber:

  • Escolha de um acionador – Isso envolve a desmarcação de um acionador para iniciar o fluxo de trabalho. O Power Automate oferece uma grande variedade de acionadores para escolher, incluindo a chegada de uma nova mensagem de e-mail, a adição de um novo item a uma lista do SharePoint e a adição de um novo arquivo ao OneDrive.
  • Adição de ações – Depois de escolher um acionador, você pode começar a adicionar ações ao seu fluxo de trabalho, ou seja, as etapas que o fluxo de trabalho executará em resposta ao acionador. Por exemplo, se você escolher o acionador “quando chegar um novo e-mail”, as ações poderão incluir a criação de uma nova tarefa no Planner, o envio de um e-mail de resposta ou a criação de um novo item em uma lista do SharePoint.
  • Personalize seu fluxo de trabalho – Na verdade, o Power Automate permite que você personalize seu fluxo de trabalho com configurações avançadas, como condições, loops e variáveis, possibilitando a criação de fluxos de trabalho avançados que podem lidar com tarefas complexas.
  • Teste e publique o fluxo de trabalho – Depois de criar o fluxo de trabalho, é hora de testá-lo, graças à funcionalidade de teste integrada que permite executar o fluxo de trabalho e verificar se há erros e, se estiver satisfeito com o fluxo de trabalho, publique-o e comece a usá-lo para otimizar os processos de negócios. 

Em resumo, a configuração de um fluxo de trabalho com o Power Automate é um processo simples que pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas e aumentar a produtividade. Com sua interface intuitiva e uma ampla gama de integrações, o Power Automate se torna uma excelente ferramenta para qualquer pessoa que deseje simplificar seus processos de negócios e economizar tempo.

Práticas recomendadas para usar o Power Automate de forma eficaz e eficiente

Para usar o Power Automate de forma eficaz e eficiente para simplificar os processos de negócios e atingir suas metas, é aconselhável adotar alguns procedimentos

  • Comece com um plano claro – Em primeiro lugar, antes de começar a criar um fluxo de trabalho, certifique-se de ter uma compreensão clara do processo que deseja automatizar, mapeando as etapas e identificando quaisquer obstáculos ou desafios.
  • Mantenha a simplicidade – Embora o Power Automate possa lidar com fluxos de trabalho complexos, é importante começar com uma abordagem simples para que você aprenda a usar a ferramenta e evite complicações desnecessárias.
  • Use modelos – o Power Automate oferece uma variedade de modelos predefinidos que podem ser personalizados para atender às suas necessidades, e é aconselhável usar esses modelos como ponto de partida para economizar tempo e esforço.
  • Teste o fluxo de trabalho – você deve testar completamente o fluxo de trabalho antes de implementá-lo para identificar erros ou problemas e evitar possíveis problemas.
  • Monitorar e otimizar – Depois de ativar o fluxo de trabalho, é preciso monitorá-lo regularmente para garantir que ele funcione como pretendido e, ao mesmo tempo, otimizá-lo para melhorar sua eficiência e eficácia.

Além disso, deve-se enfatizar que os administradores podem criar políticas de prevenção contra perda de dados para garantir que somente os serviços aprovados sejam usados no Power Automate, pois, embora útil, o software tem muitas vulnerabilidades de segurança em potencial, já que os fluxos de trabalho de automação podem ignorar as políticas de segurança, incluindo a prevenção contra perda de dados (DLP).


Ainda assim, a ampla disponibilidade e a facilidade de uso do Power Automate também o tornam uma ferramenta parcialmente útil para que os invasores orquestrem comportamentos mal-intencionados de comando e controle e de movimentação lateral.

Uso do Power Automate na empresa

As empresas que desejam otimizar os custos operacionais e reduzir os esforços manuais em suas organizações reconheceram que o Power Automate pode ser a solução ideal, pois automatiza uma ampla gama de atividades, incluindo atribuições de tarefas, processos de produção, estratégias de marketing, relações públicas e atendimento ao cliente, oferecendo uma oportunidade única de simplificar e acelerar os processos de negócios.

Veja a seguir alguns exemplos de setores que usam e se beneficiam do Power Automation.

Automação de energia para o setor de saúde

  • Coleta e gerenciamento automatizados de registros de pacientes, simplificando o acesso e o compartilhamento de dados entre os profissionais de saúde.
  • Faturamento e cobrança de pagamentos automatizados, reduzindo erros e aumentando a eficiência no manuseio de transações financeiras.
  • Monitoramento automatizado do atendimento ao paciente, permitindo a identificação precoce de quaisquer anomalias ou alertas importantes.
  • Integração automatizada de novos profissionais de saúde e planejamento do fluxo de trabalho, automatizando o treinamento, a atribuição de tarefas e o planejamento do fluxo de trabalho.
  • Relatórios de conformidade automatizados para profissionais de saúde, simplificando o monitoramento e a documentação de práticas de conformidade.
  • Gerenciamento automatizado de fornecedores para suprimentos em tempo hábil, garantindo a entrega em tempo hábil dos suprimentos e equipamentos necessários.
    Processos automatizados de linha de apoio e suporte ao paciente por meio de chatbots baseados em IA, fornecendo respostas imediatas e suporte a perguntas comuns dos pacientes.

Fabricação/manufatura

  • Automação de processos de produção e gerenciamento de pedidos para aumentar a eficiência e reduzir erros.
  • Automação de máquinas para otimizar a produção e minimizar o tempo de inatividade.
  • Automação de dados comerciais e processamento de documentos para simplificar as tarefas administrativas.
  • Automação de faturas para acelerar o processo de faturamento e melhorar a precisão.
  • Fluxos de trabalho de automação de soluções ERP para integrar processos comerciais e melhorar a visibilidade.
  • Geração automatizada de relatórios para obter informações em tempo real sobre o desempenho do processo.
  • Limpeza automatizada e manutenção programada de equipamentos para garantir a operação eficiente e segura das máquinas.

Varejo

  • Vendas, estoque e remessa automatizados para melhorar o gerenciamento das operações.
    Gerenciamento automatizado do processo de devolução para simplificar as devoluções de produtos.
  • Processos automatizados de RH, como integração e desligamento de pessoal, folha de pagamento e relatórios para simplificar o gerenciamento de pessoal.
    Automação da análise de vendas, promoção de novos produtos e gerenciamento da fidelidade do cliente para aprimorar as estratégias de marketing.
  • Automação do processamento de dados em tempo real em sistemas de controle de estoque e PDV para obter informações precisas e oportunas.

Setor financeiro

  • Automação da captura e do processamento de solicitações de empréstimo para simplificar e acelerar o processo de avaliação de solicitações de empréstimo.
  • Aceleração do processo de validação do cliente por meio da automação de verificações e checagens de rotina, permitindo a rápida identificação e aprovação do cliente.
  • Gerenciamento automatizado de dados de clientes e funcionários para garantir que os dados estejam atualizados e intactos em todo o sistema.
  • Automação da aplicação da conformidade corporativa para garantir que todas as atividades financeiras estejam em conformidade com as normas e políticas corporativas.
  • Automação da aplicação de fórmulas contábeis para simplificar e acelerar o processo de registro contábil.
  • Automação dos processos de contas a pagar para simplificar o gerenciamento de pagamentos e faturas de fornecedores.

Setor de petróleo e gás

  • Programa de manutenção automatizado para equipamentos e instalações de petróleo e gás, permitindo o planejamento e o gerenciamento eficientes das atividades de manutenção.
  • Testes e cálculos automatizados em tempo real para monitorar e controlar operações de petróleo e gás, melhorando a precisão e a pontualidade das informações.
  • Análise automatizada de dados para exploração e produção de petróleo e gás, fornecendo informações cruciais para a tomada de decisões informadas.
  • Automação da geração de relatórios em tempo real sobre as atividades de produção, permitindo o monitoramento e a avaliação do desempenho e da eficiência das operações.
  • Automação de controles e procedimentos de segurança, garantindo a conformidade com as normas e a segurança dos operadores e do meio ambiente.
  • Gerenciamento automatizado da cadeia de suprimentos, permitindo o monitoramento e o gerenciamento eficientes de fornecedores, pedidos e entregas.

Conclusão

O Power Automation está provando ser uma solução inovadora capaz de revolucionar a maneira como as empresas gerenciam seus processos. De fato, essa solução – graças à sua interface intuitiva e à capacidade de se conectar a uma ampla gama de aplicativos e serviços – oferece inúmeros benefícios às organizações, como a redução do tempo de execução de tarefas e a eliminação de etapas manuais, reduzindo assim o risco de erro humano. Isso permite que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor, melhorando a produtividade e a competitividade geral da organização.

Fonte: https://www.agendadigitale.eu/industry-4-0/power-automate-i-vantaggi-per-le-aziende-come-creare-flussi-di-lavoro/


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